Perguntas frequentes
Entenda como funciona o processo de certificação da QIMA e confira as principais dúvidas sobre auditorias, renovação, rótulos, documentos, conformidade e selos QIMA.
Entenda como funciona o processo de certificação da QIMA e confira as principais dúvidas sobre auditorias, renovação, rótulos, documentos, conformidade e selos QIMA.
Como é feita a concessão da certificação?
A concessão da certificação envolve duas etapas essenciais. Primeiro, o corpo técnico da QIMA analisa minuciosamente o relatório de auditoria, verificando a qualidade e consistência das informações. Essa análise culmina na Decisão de Certificação, na qual as recomendações e constatações do auditor podem ser ajustadas. Em seguida, em caso de uma avaliação favorável, a QIMA emite ou renova o certificado.
Como é feito o preparo da auditoria?
Nossa equipe enviará um modelo de Plano de Manejo para ser preenchido com as informações relevantes. É crucial preenchê-lo por completo para facilitar a auditoria. O auditor da QIMA revisará o Plano e a documentação, identificando lacunas e solicitando complementos, se necessário. Essa revisão será formalizada por escrito, juntamente com o Plano de Auditoria e a lista de documentos necessários. O Plano de Auditoria pode ser ajustado em acordo entre o cliente e o auditor
Como posso iniciar o processo de certificação?
Para entrar em contato com a QIMA, você pode utilizar o formulário disponível em nosso site, ligar para o número (14) 3811-3900 ou nos escrever diretamente através do e-mail food@qima.com. Após nossa conversa, enviaremos uma proposta comercial com base nas informações discutidas. Para dar início ao processo, é fundamental assinar a proposta e efetuar o pagamento da primeira parcela do serviço.
De que forma é realizada a auditoria?
O auditor segue o Plano de Auditoria, aderindo aos critérios específicos das normas aplicáveis. Os métodos de avaliação incluem entrevistas, observação de atividades, análise de documentos, inspeção de instalações, e outras técnicas. Potenciais não conformidades são comunicadas imediatamente ao cliente para garantir total transparência.
Meu certificado vence, por exemplo, só daqui a 6 meses, com aniversário da última inspeção anual vencendo em 4 meses, por que já preciso renovar?
Para assegurar a renovação dentro do prazo e evitar qualquer risco de ficar sem certificação, o que impediria a venda de produtos com selo orgânico, é essencial agir com antecedência. Caso sejam identificadas não conformidades durante a inspeção, a correção pode demandar algumas semanas, o que atrasaria a emissão do novo certificado. Esses atrasos podem acarretar prejuízos financeiros e representar um risco para a reputação do seu negócio. Portanto, é crucial tomar medidas proativas para garantir a continuidade da certificação.
O que pode levar a certificação ao cancelamento?
A certificação pode ser cancelada se os requisitos não forem atendidos. Em caso de não conformidades, a QIMA notifica ao cliente e orienta sobre os passos necessários para obter a certificação. Se houver não conformidades durante a auditoria ou em resposta a uma reclamação, a QIMA notifica ao cliente e estipula prazos para correção ou apelação. Se as não conformidades forem corrigidas dentro do prazo, a certificação é mantida. Caso contrário, a QIMA formaliza uma suspensão ou cancelamento, com prazos para correção, apelação ou mediação. A falta de ação (respostas) resulta na suspensão definitiva, levando à remoção dos dados do cliente do site e dos bancos de dados do esquema. O não cumprimento do prazo para a auditoria também pode levar à suspensão da certificação.
Qual é o passo a passo do processo de certificação?
Após o contato inicial e o aceite da proposta, a equipe da QIMA prepara o checklist da auditoria, que é uma verificação das suas práticas. O próximo passo é a própria auditoria, onde nossos especialistas irão avaliar seu processo. Com base no relatório dessa auditoria, tomamos a decisão de certificação. Se tudo estiver em ordem, a certificação é concedida. Confira aqui o passo a passo completo do processo de certificação.
Quando devo iniciar a renovação do meu processo?
Nossa equipe inicia o processo de renovação da sua inspeção quatro meses antes da data programada. É importante destacar que a referência é a data da inspeção anterior, e não a data de vencimento do certificado. As auditorias anuais devem ocorrer em intervalos de 12 meses, por isso é fundamental estar atento ao prazo. O setor comercial entrará em contato com bastante antecedência para discutir a renovação da proposta comercial. Assim que a nova proposta for assinada, as etapas necessárias para a renovação serão iniciadas imediatamente.
Como elaborar um rótulo/etiqueta de produto certificado?
A elaboração de um rótulo ou etiqueta para produtos certificados envolve o uso das legislações completas disponíveis no site da QIMA e do Guia de Rotulagem QIMA como referência. Esses recursos fornecem informações detalhadas sobre como aplicar os selos e quais dados obrigatórios devem estar presentes nas embalagens.
O material de divulgação também é avaliado?
A certificadora avalia exclusivamente as embalagens de produtos orgânicos certificados que são fornecidas pelos clientes. Outros materiais de divulgação, como banners, folders, camisetas ou adesivos em carros, não passam pela nossa avaliação e aprovação. É importante ressaltar que o selo Orgânico Brasil deve ser usado apenas nas artes das embalagens de produtos certificados como orgânicos. Qualquer outro uso do selo é de responsabilidade exclusiva do cliente.
Qual o processo de avaliação de rotulagem?
O processo de avaliação dos rótulos deve ser iniciado pela solicitação de avaliação das embalagens que foram elaboradas e serão utilizadas pelo projeto. A solicitação deve ser feita entrando em contato com o gerente do projeto, que encaminhará as artes para avaliação técnica do setor responsável.
O setor responsável pela avaliação das embalagens tem o prazo de 15 dias para enviar devolutiva ao cliente quanto à necessidade de ajustes nas artes para adequação às normas. Quanto antes os rótulos forem enviados para avaliação considerando-se o tempo de ajustes e aprovação do mesmo, o processo estará finalizado em tempo hábil da emissão do certificado.
Após a inspeção, em quanto tempo receberei um parecer ou o certificado?
Após a inspeção, o processo pode se desdobrar de duas maneiras:
1. Se não houver constatação de não conformidades, a QIMA/IBD tem até 20 dias para emitir a decisão final e, se aplicável, gerar o(s) novo(s) certificado(s) de conformidade.
2. Em caso de constatação de não conformidades, o cliente dispõe de até 30 dias para apresentar as correções e ações corretivas necessárias. A partir do recebimento dessas respostas, a QIMA/IBD tem um prazo de até 15 dias para emitir um parecer. Caso as correções e ações corretivas não sejam suficientes para resolver as não conformidades, será emitida uma Notificação de Não Conformidade, seguindo o procedimento estabelecido.
Certificado NOP tem validade?
O certificado NOP não possui data de vencimento, ele continua válido enquanto não for suspenso ou revogado. O certificado NOP indica a “data aniversário” que corresponde à data em que o empreendimento certificado deve apresentar sua atualização anual para a certificadora.
O status do certificado NOP (certificado, suspenso, revogado) é acessível ao público diretamente no site INTEGRITY do USDA: https://organic.ams.usda.gov/integrity/
Como proceder para inclusão de um novo insumo no PMO? Quais documentos são necessários?
Para inclusão de um novo insumo é necessário entrar em contato com seu gerente de certificação ou com o responsável pela avaliação de seu PMO (se a demanda ocorrer durante o preparo da inspeção) informando o nome do insumo, finalidade de uso e fabricante. De acordo com o tipo de insumo, serão demandados documentos específicos necessários para avaliação.
Se a inclusão for feita fora do período de preparo de inspeção esse processo demandará a contratação de um serviço adicional (os possíveis custos de inclusão serão informados previamente, de acordo com seu contrato com a QIMA).
O prazo para retorno da avaliação é de até 10 dias da liberação da execução do serviço. Para urgências por favor informar a equipe para avaliação das possibilidades de adequação do prazo.
O que é a data de controle no certificado CE?
As datas de controle indicadas no certificado CE/EU (Europa) correspondem as datas da última inspeção da QIMA no seu empreendimento, incluindo as inspeções anuais de certificação e as inspeções complementares de monitoramento.
O que eu preciso fazer para que meu certificado NOP tenha equivalência com o Canadá?
Para obter a equivalência do seu certificado NOP com o Canadá, assim como com outros países que possuem acordos de equivalência com os EUA, como Europa, Japão, Coreia, Suíça, Taiwan e Reino Unido, o seu gerente IBD irá analisar a documentação do seu processo de certificação (PMO, inspeção e rótulos) e avaliar se o seu produto pode receber essa equivalência.
É importante notar que o Canadá exige que os rótulos dos produtos exportados contenham informações em inglês e francês, com exceções para certos tipos de produtos. Recomendamos que você primeiro verifique com o seu importador canadense se os seus rótulos atendem às especificações deles e, em seguida, envie a arte gráfica para nossa equipe avaliar. Todas as informações detalhadas sobre o Acordo de Equivalência US-Canadá estão disponíveis em inglês no link: https://www.ams.usda.gov/services/organic-certification/international-trade
Preciso fazer a extensão do meu certificado BR / CE / EU, como funciona?
Para solicitar uma extensão de validade do seu certificado BR/CE/EU, existem casos excepcionais em que isso é possível, como uma medida temporária até a renovação para outro ciclo. Por exemplo, quando a inspeção não pôde ser realizada por motivos de força maior. Para requisitar a extensão, você deve preencher o formulário de exceção (doc. 5-1-3) com uma justificativa e apresentá-lo ao seu gerente IBD. É importante ressaltar que a apresentação do pedido não garante automaticamente a concessão da extensão. A decisão do IBD será baseada em todos os elementos relevantes. No caso de certificados BR, a extensão não é possível.
A Quais documentos preciso para solicitar uma DTC (Declaração de Transação Comercial)/CT (Certificado de Transação)/COI (Certificate of Inspection- Certificado de Transação para ME)?
A lista completa de documentos que precisam ser apresentados para emissão de DTC/CT/COI consta no final de cada tipo de solicitação:
7_1_2_Solicitacao_DTC_Pt
7_1_1_CE_Solicitacao_CT_Pt
7_1_1_ME_Solicitacao_CT_Pt
7_1_1_2_NOP_Solicitacao_CT_Pt (obrigatório a partir de 17 de março de 2024)
Qual é a diferença entre status BR/BRfc e CE/EU e US/USfc?
A referência normativa para cada sigla consta na aba “Legenda” de nossa decisão de certificação, enviada junto com o relatório de inspeção. As normas estabelecem categorias de certificação de acordo com a porcentagem de ingredientes orgânicos no produto certificado:
Brasil:
BR = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)
BRfc = Produto com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)
Europa:
CE = Produto orgânico para Regulamento Europeu
EU = Produto orgânico para Regulamento Europeu + IFOAM
Estados Unidos:
US100 = Produto 100% orgânico
US = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)
USfc = Produto feito com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)
Quando e como posso fazer a inclusão de um novo produto na mesma área já auditada?
Para incluir um novo produto em uma área já auditada, basta contatar seu gerente de certificação. Se essa inclusão ocorrer após a avaliação e emissão do certificado do ciclo de certificação inicial, pode ser necessário contratar um serviço adicional, como a avaliação de PMO, inspeção, e outros custos associados. Esses custos serão comunicados previamente, conforme estipulado em seu contrato com a QIMA. A equipe técnica solicitará os documentos necessários para a inclusão do produto, como a lista de talhões atualizada, PMO atualizado e declarações de não OGM (Organismo Geneticamente Modificado). Após análise técnica, será determinado se a inclusão é viável. Em caso afirmativo, enviaremos os documentos atualizados.
Ao entrar em contato com a QIMA, você concorda com a nossa política de privacidade e com os nossos termos e condições.
Após a inspeção, em quanto tempo receberei um parecer ou o certificado?
Após a inspeção, o processo pode se desdobrar de duas maneiras:
1. Se não houver constatação de não conformidades, a QIMA/IBD tem até 20 dias para emitir a decisão final e, se aplicável, gerar o(s) novo(s) certificado(s) de conformidade.
2. Em caso de constatação de não conformidades, o cliente dispõe de até 30 dias para apresentar as correções e ações corretivas necessárias. A partir do recebimento dessas respostas, a QIMA/IBD tem um prazo de até 15 dias para emitir um parecer. Caso as correções e ações corretivas não sejam suficientes para resolver as não conformidades, será emitida uma Notificação de Não Conformidade, seguindo o procedimento estabelecido.
Certificado NOP tem validade?
O certificado NOP não possui data de vencimento, ele continua válido enquanto não for suspenso ou revogado. O certificado NOP indica a “data aniversário” que corresponde à data em que o empreendimento certificado deve apresentar sua atualização anual para a certificadora.
O status do certificado NOP (certificado, suspenso, revogado) é acessível ao público diretamente no site INTEGRITY do USDA: https://organic.ams.usda.gov/integrity/
Como proceder para inclusão de um novo insumo no PMO? Quais documentos são necessários?
Para inclusão de um novo insumo é necessário entrar em contato com seu gerente de certificação ou com o responsável pela avaliação de seu PMO (se a demanda ocorrer durante o preparo da inspeção) informando o nome do insumo, finalidade de uso e fabricante. De acordo com o tipo de insumo, serão demandados documentos específicos necessários para avaliação.
Se a inclusão for feita fora do período de preparo de inspeção esse processo demandará a contratação de um serviço adicional (os possíveis custos de inclusão serão informados previamente, de acordo com seu contrato com a QIMA).
O prazo para retorno da avaliação é de até 10 dias da liberação da execução do serviço. Para urgências por favor informar a equipe para avaliação das possibilidades de adequação do prazo.
O que é a data de controle no certificado CE?
As datas de controle indicadas no certificado CE/EU (Europa) correspondem as datas da última inspeção da QIMA IBD no seu empreendimento, incluindo as inspeções anuais de certificação e as inspeções complementares de monitoramento.
O que eu preciso fazer para que meu certificado NOP tenha equivalência com o Canadá?
Para obter a equivalência do seu certificado NOP com o Canadá, assim como com outros países que possuem acordos de equivalência com os EUA, como Europa, Japão, Coreia, Suíça, Taiwan e Reino Unido, o seu gerente QIMA irá analisar a documentação do seu processo de certificação (PMO, inspeção e rótulos) e avaliar se o seu produto pode receber essa equivalência.
É importante notar que o Canadá exige que os rótulos dos produtos exportados contenham informações em inglês e francês, com exceções para certos tipos de produtos. Recomendamos que você primeiro verifique com o seu importador canadense se os seus rótulos atendem às especificações deles e, em seguida, envie a arte gráfica para nossa equipe avaliar. Todas as informações detalhadas sobre o Acordo de Equivalência US-Canadá estão disponíveis em inglês no link: https://www.ams.usda.gov/services/organic-certification/international-trade
Preciso fazer a extensão do meu certificado BR / CE / EU, como funciona?
Para solicitar uma extensão de validade do seu certificado BR/CE/EU, existem casos excepcionais em que isso é possível, como uma medida temporária até a renovação para outro ciclo. Por exemplo, quando a inspeção não pôde ser realizada por motivos de força maior. Para requisitar a extensão, você deve preencher o formulário de exceção (doc. 5-1-3) com uma justificativa e apresentá-lo ao seu gerente IBD. É importante ressaltar que a apresentação do pedido não garante automaticamente a concessão da extensão. A decisão da QIMA será baseada em todos os elementos relevantes. No caso de certificados BR, a extensão não é possível.
Quais documentos preciso para solicitar uma DTC (Declaração de Transação Comercial)/CT (Certificado de Transação)/COI (Certificate of Inspection- Certificado de Transação para ME)?
A lista completa de documentos que precisam ser apresentados para emissão de DTC/CT/COI consta no final de cada tipo de solicitação:
7_1_2_Solicitacao_DTC_Pt
7_1_1_CE_Solicitacao_CT_Pt
7_1_1_ME_Solicitacao_CT_Pt
7_1_1_2_NOP_Solicitacao_CT_Pt (obrigatório a partir de 17 de março de 2024)
Qual é a diferença entre status BR/BRfc e CE/EU e US/USfc?
Brasil:
BR = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)
BRfc = Produto com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)
Europa:
CE = Produto orgânico para Regulamento Europeu
EU = Produto orgânico para Regulamento Europeu + IFOAM
Estados Unidos:
US100 = Produto 100% orgânico
US = Produto orgânico (mínimo 95% de ingredientes orgânicos)
USfc = Produto feito com ingredientes orgânicos (entre 70% e 95% de ingredientes orgânicos)
Quando e como posso fazer a inclusão de um novo produto na mesma área já auditada?
Para incluir um novo produto em uma área já auditada, basta contatar seu gerente de certificação. Se essa inclusão ocorrer após a avaliação e emissão do certificado do ciclo de certificação inicial, pode ser necessário contratar um serviço adicional, como a avaliação de PMO, inspeção, e outros custos associados. Esses custos serão comunicados previamente, conforme estipulado em seu contrato com a QIMA. A equipe técnica solicitará os documentos necessários para a inclusão do produto, como a lista de talhões atualizada, PMO atualizado e declarações de não OGM (Organismo Geneticamente Modificado). Após análise técnica, será determinado se a inclusão é viável. Em caso afirmativo, enviaremos os documentos atualizados.
Como está o meu processo de certificação?
Para obter informações sobre o andamento do seu processo de certificação, é essencial entrar em contato com o seu gerente de certificação ou o setor comercial. Se precisar de ajuda para localizá-los, nossa equipe está à disposição para fornecer os canais de comunicação. Estamos prontos para auxiliá-lo.
Quais são os documentos que devo sempre manter em meus arquivos?
Para garantir a conformidade do seu empreendimento com os requisitos normativos de produção orgânica e as normas específicas do seu processo, é crucial manter em seus arquivos todos os registros pertinentes- no mínimo o certificado valido, o PMO aprovado e o último relatório e as principais trocas de correspondências com a QIMA. Isso inclui documentos que comprovem a adesão às normas e exigências de cada certificação que você busca. É fundamental que o operador certificado esteja familiarizado com essas normas. Todos os registros de atividades devem estar acessíveis à equipe da QIMA e aos inspetores da QIMA. Durante o processo de auditoria, será avaliado se todos os documentos necessários estão disponíveis ou não.
Qual é o prazo para avaliação do serviço de nova fórmula, rótulo ou matéria prima fora da época de renovação e análise do PMO?
Prazo padrão, até 15 dias para um retorno a partir da liberação do serviço e, a depender da disponibilidade e tipo de serviço, esse prazo poderá ser reduzido.
Quais são os selos de Qualidade da QIMA?
A QIMA contém em seu portfólio os seguintes selos de qualidade: Selo Bem-estar Animal, Selo Livre de Antibióticos e Selo Sistema de Segurança de Alimentos - HACCP.
O que é o Selo de Qualidade QIMA e o que ele representa?
O selo QIMA no produto funciona como uma forma de validação de que aquela empresa cumpriu com todos os requisitos de qualidade e segurança durante o seu processo de produção do alimento, através de evidências que comprovam a sua conformidade com as normas, durante a auditoria realizada por uma certificadora independente. Somente após aprovada no processo de auditoria é que a empresa pode optar pela inserção do selo na embalagem.
Quais os benefícios e a importância do selo de qualidade para a empresa certificada?
Os selos de qualidade são um grande diferencial competitivo, servindo como uma forma de comunicar ao mercado que a produção daquele alimento seguiu os mais rígidos critérios e protocolos em seu processo. Além disso, é uma grande ferramenta para destacar e comunicar ao consumidor final que aquele alimento é seguro e de alta qualidade, sendo atestados por uma auditoria independente, agregando valor a marca, abrangendo novos mercados, ganhando destaque no ponto de venda com o consumidor final e claro, ganhando reconhecimento como uma empresa responsável e transparente.
Quais requisitos os produtos devem atender para possuir o Selo de Qualidade QIMA?
Os produtos não precisam atender aos requisitos, quem deve atender os requisitos são as empresas e seus processos de produção. A QIMA fica responsável pela auditoria e através dela, o auditor responsável consegue identificar se a empresa está cumprindo todos os protocolos exigidos de acordo com a certificação e suas normas, podendo assim o auditor solicitar correções ou aprovações no processo para empresa. Quando tudo estive dentro do exigido, é possível conquistar o selo de qualidade.
Existe alguma taxa ou contrato de licença para uso do selo?
Sim, para obter o selo, além da empresa ter que ser certificada pela QIMA, existe um contrato anual de uso de licença da marca para utilização do selo de qualidade em seus produtos. O valor depende de cada empresa, do tempo de uso e etc.
Para mais informações sobre valores, você pode enviar um e-mail para: atendimento@wqscert.com.
O uso do selo é obrigatório para quem possui uma certificação QIMA? O uso do selo é opcional.
O uso do selo é opcional. A empresa não é obrigada a obter, mas diante de todos os benefícios que ele proporciona, nós da QIMA recomendamos aos clientes, afinal é uma ótima ferramenta de comunicação ao mercado e valorização de marca.
Quais tipos de empresas pode obter o Selo QIMA?
Qualquer indústria de alimentos que for certificada de Bem-estar Animal, Livre de Antibióticos, HACCP ou Não-OGM, ou seja, empresas que forem aprovadas nos protocolos aplicados.
Minha empresa já usa um dos logotipos antigos. Quando devemos mudar para o uso do novo selo?
Assim que a empresa obter as novas embalagens, você pode adquirir o selo mais atualizado. O Departamento de Marketing da QIMA está à disposição para auxilia-los nesse processo.
Como minha empresa pode enviar novos designs de embalagem com o selo para aprovação?
A QIMA/WQS conta com o departamento de Marketing para prestar todo auxílio aos nossos clientes. Para enviar a sua embalagem, basta entrar em contato pelo e-mail: atendimento@wqscert.com.
Que estratégias de marketing minha empresa pode utilizar com o selo de qualidade QIMA?
Existem várias estratégias de Marketing para serem realizadas com o selo de qualidade e o departamento de Marketing da QIMA pode te auxiliar com algumas dicas:
1. A comunicação através dos Selos de Qualidade!
Ferramentas de marketing e comunicação para promover o selo;
Apoio técnico e de design nos rótulos do seu produto
Materiais promocionais e de conteúdo informativo para fundamentar e dar sentido ao Selo no ponto de venda.
2. Estratégias para desenvolvimento de relacionamentos (físicos):
Com varejo de portes diversos como supermercados;
Comunicação com imprensa;
Com associações e revistas alinhados com especificações do produto e setor de atuação;
Materiais promocionais desenvolvidos em parceria - Sinalização dos itens de ponto de venda, brindes e folders;
Estudo de caso sobre sua empresa.
3. Sugestões para comunicação nas Redes Sociais
Como criar uma presença online – seleção das redes mais relevantes e segmentação de relações a serem trabalhadas em cada rede social;
Sugestões de posts nas redes sociais;
Criar e participar de Webinars e eventos com conteúdo que tenham afinidade com seu produto.
4. Interação com as “timelines” e demais mídias da QIMA
Publique notícias sobre sua empresa em suas mídias: redes, site, blog e nós ajudaremos na divulgação, compartilhando em nossos meios de comunicação;
Liste os varejistas que oferecem seus produtos em nosso diretório online.
Ainda não possuo uma certificação da QIMA, como posso obter?
Primeiramente, deve-se escolher a certificação que se adequa corretamente ao seu produto e negócio. Cada certificação possui processos e normas diferentes. Para entender mais sobre o assunto e obter mais informações, entre em contato com a nossa equipe comercial para te auxiliar em todo o processo.
O que a empresa QIMA oferece além dos Selos?
A QIMA oferece soluções para a indústria de alimentos por meio de certificações, inspeções, auditorias e treinamentos que garantem a segurança e qualidade dos alimentos em todo seu processo produtivo.
Como posso contatar em caso de reclamações ou de dúvidas adicionais?
A QIMA tem um canal exclusivo para atender os clientes com suas dúvidas, sugestões e reclamações. Através do nosso Customer Service, estamos à disposição para entender suas necessidades. Sinta-se à vontade para nos encaminhar um email para: atendimento@wqscert.com.
Ao entrar em contato com a QIMA, você concorda com a nossa política de privacidade e com os nossos termos e condições.