Responsabilidade corporativa com uma auditoria de conformidade social

5 procedimentos principais em uma auditoria de conformidade social

• Você tem certeza de que seus fornecedores não estão abusando de seus trabalhadores?

• Seus fornecedores estão cumprindo as leis trabalhistas locais?

• Você sabe se seus produtos estão sendo fabricados em um ambiente seguro, onde os direitos humanos não estão sendo violados?

• Você pode responder a essas importantes perguntas, e muito mais, com uma auditoria de conformidade social

Neste artigo, explicaremos o que é uma auditoria de conformidade social e os cinco principais procedimentos que sempre são incluídos na auditoria.

O que é auditoria de conformidade social?

Uma auditoria de conformidade social, também conhecida como auditoria ética, é uma auditoria de uma casa de produção, fábrica, fazenda ou instalação de embalagem externa para verificar se a operação está em conformidade com as responsabilidades sociais e éticas, as normas de saúde e segurança e as leis trabalhistas.

Como é conduzida uma auditoria de conformidade social?

Para garantir a transparência, as auditorias de conformidade social geralmente são realizadas por auditores independentes que seguem um conjunto de padrões internacionais. Esses padrões podem variar de acordo com a localização da instalação e o tipo de auditoria necessária.

Os padrões internacionais para auditorias de conformidade social incluem:

• SA 8000 - o principal padrão de certificação social para fábricas e organizações em todo o mundo

• Auditoria de Comércio Ético dos Membros da Sedex (SMETA)

• amfori BSCI - uma Iniciativa de Conformidade Social Empresarial para conformidade social e melhorias nas fábricas e fazendas

• Iniciativa de Comércio Ético da OIT

• Conselho de Joalheria Responsável (RJC)

• Initiative for Compliance and Sustainability (ICS) - Federação Francesa de Comércio e Distribuição (FCD)

5 procedimentos principais em uma auditoria de conformidade social

As auditorias podem ser programadas com antecedência ou realizadas sem aviso prévio. O fluxo de trabalho exato de uma auditoria social pode variar de acordo com as normas utilizadas, mas sempre incluirá os seguintes procedimentos principais:

1. Reunião de abertura

2. Tour de Saúde e Segurança

3. Revisão da documentação do funcionário

4. Entrevistas com funcionários

5. Reunião de encerramento

1. Reunião de abertura

Se a auditoria não for anunciada, os auditores explicarão o objetivo de sua visita aos gerentes da instalação e especificarão o horário em que a auditoria deve começar, que deve ser logo após sua chegada.

O gerente da fábrica e a equipe de recursos humanos devem estar presentes na reunião de abertura. Se isso não for possível, o representante da fábrica deve ser alguém com autoridade para fornecer os documentos necessários e responder às perguntas do auditor.

Problemas em potencial

Se os gerentes da instalação não permitirem que a auditoria ocorra dentro do prazo especificado, o evento será registrado como uma recusa de auditoria.

2. Tour de saúde e segurança

Isso dá aos auditores uma visão das condições físicas de trabalho, bem como de quaisquer problemas de saúde e segurança. Eles inspecionam toda a instalação, inclusive a área de produção ou o chão de fábrica, o depósito e a cantina. Se os funcionários residirem nas instalações, o que é uma prática comum na Ásia, os auditores também devem inspecionar os dormitórios.

Lista de verificação de saúde e segurança para o tour

Em geral, os auditores verificam os seguintes itens durante uma inspeção:

• Espaço suficiente para se movimentar e trabalhar nas áreas de produção

• Ventilação adequada

• Saídas de emergência facilmente acessíveis

• Higienização dos refeitórios e banheiros

• Acesso à água potável

• Fiação elétrica exposta ou não marcada

• Exposição a produtos químicos

• Equipamento de proteção individual

• Plano de resposta a emergências

• Equipamentos de supressão de incêndio e planos de evacuação

Problemas potenciais de saúde e segurança

Os problemas comuns encontrados durante as visitas de saúde e segurança incluem:

• Falta de equipamentos de segurança adequados

• Fiação elétrica exposta ou não marcada

• Produtos químicos que não possuem rótulos de advertência e informação

• Falta de equipamento de proteção individual (EPI) adequado

3. Revisão da documentação do funcionário

Os auditores de conformidade social examinam os registros de emprego e os documentos relacionados para verificar a conformidade com as normas trabalhistas.

Uma investigação minuciosa oferece aos auditores uma visão geral das políticas oficiais de contratação e demissão da instalação e pode trazer à tona quaisquer questões relativas a salário mínimo, horas de trabalho, horas extras, discriminação e ação disciplinar.

A transparência, ou a falta dela, na manutenção de registros da instalação dá aos auditores uma indicação das políticas da gerência e de como essas políticas podem afetar a atitude e as condições de trabalho dos funcionários.

Exemplos de lista de verificação de documentação de funcionários

• Registros de presença de funcionários

• Registros da folha de pagamento dos últimos 6 a 12 meses

• Contratos de trabalho

• Registros de folha de pagamento para horários de pico e fora de pico, incluindo pagamentos e deduções de horas extras

• Horários diários de início e término para os trabalhadores

• Pagamentos de seguro social

• Registros de produção (os trabalhadores são pagos por produção ou por peça?)

• Quaisquer isenções governamentais ou permissões especiais para horas de trabalho fora dos limites legais padrão

Problemas potenciais de documentação de funcionários

Os problemas comuns encontrados durante as revisões da documentação dos funcionários incluem:

• Registros de presença escritos à mão que não podem ser verificados

• As horas trabalhadas não estão em conformidade com as leis trabalhistas regionais

• Falta de documentação de comprovação de idade

• Falta de clareza sobre como os trabalhadores são pagos

4. Entrevistas com funcionários

Os auditores entrevistam funcionários selecionados aleatoriamente para obter uma visão melhor de suas condições de trabalho, bem como das condições de vida, caso os funcionários residam na instalação.

As entrevistas devem ser voluntárias e realizadas em particular, sem a presença da gerência ou de outros funcionários. Isso dá aos funcionários a chance de falar sobre qualquer tratamento ruim ou queixas que possam justificar uma investigação mais aprofundada.

Os auditores de conformidade fazem perguntas sobre políticas de contratação e demissão, horas e condições de trabalho, duração do emprego e compreensão das políticas disciplinares por parte dos funcionários.

5. Reunião de encerramento

Os auditores de conformidade concluem a visita com uma reunião com a gerência da instalação para analisar todos os possíveis problemas de não conformidade e sugerir medidas para fazer melhorias, com um Plano de Ação Corretiva (CAP) a ser assinado pelo gerente da instalação.

Quais são os problemas que resultarão em uma auditoria com falha de conformidade social?

Uma auditoria fracassada significa que foram descobertas condições inaceitáveis na fábrica. Essas condições podem ser consideradas ilegais aos olhos das autoridades locais e/ou imorais aos olhos de seu mercado consumidor. Aqui estão as cinco principais violações que levariam inequivocamente a uma auditoria fracassada:

Trabalho infantil

Como as leis trabalhistas variam de país para país, é possível que as pessoas empregadas na fábrica sejam mais jovens do que a idade mínima para trabalhar em seu próprio país. No entanto, em alguns casos, operadores de fábrica inescrupulosos podem ignorar completamente até mesmo as leis trabalhistas locais e empregar crianças consideradas menores de idade por qualquer padrão.

Trabalho forçado

Mesmo que a equipe trabalhe em condições não muito agradáveis ou receba um salário baixo por seu trabalho, um contrato padrão entre o empregador e o funcionário significa que o funcionário escolheu livremente trabalhar na fábrica e tem liberdade para rescindir o contrato. No entanto, se os funcionários não tiverem a liberdade de se demitir ou se o operador da fábrica estiver segurando suas carteiras de identidade ou passaportes, isso é trabalho forçado e seria reprovado em uma auditoria de conformidade social.

Riscos de segurança

Na Europa e nos EUA, as normas de saúde e segurança são rigorosamente aplicadas e os trabalhadores conhecem seus direitos, mas em muitos países, os trabalhadores enfrentam altos riscos de lesões causadas por máquinas perigosas, condições de aperto e falta de precauções e procedimentos de segurança em caso de emergência.

Abuso físico

Evidências de que o fabricante abusa ou pune fisicamente os funcionários podem vir à tona quando os auditores entrevistam os funcionários.

Suborno

Um fornecedor que corta caminho e não segue as normas pode ter se safado subornando autoridades locais para fazer vista grossa e pode tentar subornar auditores de conformidade social também. Isso, é claro, deve resultar na reprovação do fornecedor na auditoria. Uma empresa de auditoria confiável deve ter procedimentos antissuborno rigorosos para garantir a integridade e a objetividade do auditor.

Por que as grandes marcas precisam de auditorias de conformidade social?

O último Relatório de Índice de Risco do British Standards Institution (BSI) afirma que os países em risco representam 48% da produção mundial de vestuário, 53% das exportações mundiais de vestuário e 26% do total de exportações de produtos eletrônicos.

China, Índia, Vietnã, Bangladesh e Mianmar são considerados os cinco países com maior risco de violações de direitos humanos, de acordo com a Forbes. Outros países de alto risco incluem a Síria, o Egito, a Líbia, Mali e Guiné-Bissau.

O relatório do BSI também adverte que os esforços dos governos asiáticos para impulsionar suas economias estão resultando em uma maior prevalência de abusos de trabalho infantil nas cadeias de suprimentos.

Como resultado, todas as grandes empresas britânicas agora têm que divulgar o que estão fazendo para acabar com a escravidão e o tráfico de pessoas em suas cadeias de suprimentos, como parte de suas obrigações de acordo com a Modern Slavery Act.

Responsabilidade social corporativa nas manchetes

A capacidade de demonstrar ou provar que sua organização leva a sério a responsabilidade social corporativa (RSC) é essencial para as grandes marcas que estão sob os holofotes, especialmente devido à facilidade com que as más notícias podem se espalhar no mundo atual, que tem acesso fácil às informações.

Aqui está um exemplo de uma manchete que causou efeitos negativos de longo prazo:

"Trabalhadores têxteis continuam inseguros anos após desastres em fábricas de Bangladesh e Paquistão"

Vários anos depois de dois desastres fatais em fábricas em Bangladesh e no Paquistão terem matado mais de 1.300 trabalhadores, as marcas de vestuário europeias, cujos produtos foram fabricados na fábrica, ainda enfrentam pressão de ativistas de direitos humanos, além de ações judiciais e pedidos de indenização, apesar de já terem pago milhões de dólares.

Quando uma notícia como essa é divulgada, o dano à reputação da marca pode ser catastrófico e as vendas podem despencar, resultando na necessidade de um extenso controle de danos para voltar aos trilhos.

Como a QIMA pode ajudá-lo

Os auditores da QIMA são profissionalmente certificados para realizar auditorias de conformidade social de acordo com os principais padrões de auditoria social reconhecidos internacionalmente.

Mesmo que sua empresa já tenha um programa de responsabilidade social em vigor, a QIMA pode adaptar os programas de auditoria ética existentes para atender às suas necessidades específicas de conformidade.

Nossos programas de auditoria ética abrangem os seguintes aspectos:

• Higiene, saúde e segurança

• Gerenciamento de resíduos

• Trabalho infantil e juvenil

• Práticas trabalhistas, incluindo trabalho forçado, representação dos trabalhadores, práticas disciplinares e discriminação

• Horas de trabalho e salários

• Protocolos de auditoria ética específicos do cliente

Saiba mais sobre as auditorias éticas aqui.